নতুন নিয়মে ডিনথি/ ডি নথিতে ডাক প্রেরণ, ট্যাগিং, ডাক ফোল্ডার, নথিজাত করার উপায় (পর্ব-৪)

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক প্রেরণ কিভাবেঃ

কেমন আছেন সবাই, জেনে খুশি হবেন যে, বাংলাদেশের সকল কর্মকর্তা/ কর্মচারীদের ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহার সহজ করার জন্য কিভাবে ডিনথি ব্যবহার করবেন (পর্ব ২) তা নিয়ে সম্পূর্ণ টিউটোরিয়াল ধারাবাহিকভাবে উপস্থাপন করেছি, প্রথম পর্ব পর্বে ডিনথি ড্যাশবোর্ড সম্পর্কে খুঁটিনাটি জেনে নিন (পর্ব ১) এর উপর এবং তৃতীয় পর্বে ডিনথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩) আলোচনা করা হয়েছে। ​​তাই এ পর্বে নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক প্রেরণ প্রক্রিয়া, ডাক এ নতুন সিদ্ধান্ত প্রদান, ডাক ট্যাগসমূহ, ডাক ট্যাগ করার প্রক্রিয়া, ডাক ফোল্ডার, ডাক নথিজাত করার প্রক্রিয়া, ডাকের তালিকা থেকে ডাক নথিজাত, ডাকের বিস্তারিত থেকে ডাক নথিজাত ইত্যাদি নিয়ে আলোচনা করা হবে।  new-tutorial-on-how-to-send-dak-tag-in-dnothi.

​​নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক প্রেরণ প্রক্রিয়াঃ

নতুন নিয়মে ডিনথি তে/ ডি নথিতে “ডাক প্রেরণ করুন” বাটন এ ক্লিক করার পর ডাক প্রেরণ করুন নামের একটি পপ-আপ উইন্ডো ওপেন হবে যেখানে সিদ্ধান্ত দিন লেখার নিচে “নথিতে উপস্থাপন করুন” এবং “নথিজাত করুন” দুইটি রেডিও বাটন দেখা যাবে। এখানে ক্লিক করে ডাকের সিদ্ধান্ত বাছাই করা যাবে অথবা নিজে অন্য কোন সিদ্ধান্ত বাছাই করার জন্য “আপনার সিদ্ধান্ত বাছাই করুন” টেক্সট বক্স ​​থেকে নিজের তৈরিকৃত সিদ্ধান্ত বাছাই করা যাবে। আপনার সিদ্ধান্ত বাছাই করুন টেক্সট ফিল্ড এর নিচে অগ্রাধিকার এবং গোপনীয়তা দুইটি ড্রপ ডাউন বক্স দেখা যাবে যেখানে ক্লিক করে ডাকের অগ্রাধিকার বা গোপনীয়তা বাছাই করা যাবে।

এরপর প্রাপক বাছাই করার জন্য নিজ অফিস ট্যাব থেকে প্রাপক বাছাই করতে হবে অথবা অন্যান্য অফিস ট্যাব থেকে অন্য অফিসের কর্মকর্তা প্রাপক হিসেবে বাছাই করা যাবে। 

উল্লেখ্য এখানে একজন মূল প্রাপক এবং একাধিক অনুলিপি প্রাপক বাছাই করার সুবিধা রয়েছে। প্রাপক বাছাই করা হয়ে গেলে “প্রেরণ করুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাক প্রেরণ হয়ে যাবে। ডাক প্রেরণ করার পর ব্যবহারকারীকে সিস্টেম থেকে একটি নোটিফিকেশন মেসেজ প্রদান করবে -“ডাক সফলভাবে প্রেরণ করা হয়েছে”।

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক এ নতুন সিদ্ধান্ত প্রদানঃ​​

ডাক এ নতুন সিদ্ধান্ত প্রদান করার জন্য নতুন নিয়মে ডিনথি তে বা “নথিতে উপস্থাপন করুন” এবং “নথিজাত করুন” নামে দুইটি রেডিও বাটন এর নিচে “আপনার সিদ্ধান্ত বাছাই করুন” টেক্সট ফিল্ড দেখা যাবে। যেখান থেকে সিদ্ধান্ত বাছাই করা যাবে এবং টেক্সট ফিল্ড এর ডান পাশে পপ আপ আছে যেখানে ক্লিক করার পর নিচে সিদ্ধান্ত সমূহ পপ আপ ওপেন হবে। সংরক্ষণকৃত সিদ্ধান্তগুলো নিচে সিদ্ধান্তের তালিকাতে দেখা যাবে। সিদ্ধান্তের তালিকার উপরে “নতুন সিদ্ধান্ত” বাটন দেখা যাবে, এতে ক্লিক করার পর নতুন সিদ্ধান্ত টেক্সট ফিল্ড দেখা যাবে ব্যবহারকারীর টেক্সট ফিল্ড এ নতুন সিদ্ধান্ত লিখে ডান দিকে “সংরক্ষণ করুন” বাটনে ক্লিক করলে সিদ্ধান্তটি সেভ হয়ে যাবে এবং “বাতিল” বাটনে ক্লিক করলে সিদ্ধান্তটি সংরক্ষণ হবে না।

সিদ্ধান্ত তালিকাতে সিলেক্ট করুন এ “চেক বক্স” সিলেক্ট এর মাধ্যমে সিদ্ধান্ত বাছাই করা যাবে সিদ্ধান্ত যুক্ত করুন কলাম এ অন- অফ বাটনে দেখা যাবে অন-অফ বাটনে ক্লিক করে সিদ্ধান্ত এক্টিভ এবং ইনএক্টিভ করা যাবে। সিদ্ধান্তের পাশের একশন কলামে সিদ্ধান্ত এডিট ও ডিলিট করার বাটন আছে যেখানে ক্লিক করে সিদ্ধান্ত এডিট ও মুছে ফেলা যাবে। যে সিদ্ধান্তটি যুক্ত করতে চান চেক বক্স সিলেক্ট এর মাধ্যমে বাছাই করে নিচে “সিদ্ধান্ত যুক্ত করুন” বাটনে ক্লিক করলে বাছাইকৃত সিদ্ধান্তটি যুক্ত হয়ে যাবে।  

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক ট্যাগসমূহ ব্যবহারঃ

ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী সকল ডাকের তালিকা থেকে যে ডাকটি ট্যাগ করতে চান সেই ডাকের উপর মাউস হোভার করলে ডানদিকে “ডাক ট্যাগ সমূহ” আইকন দেখা যাবে। “ডাক ট্যাগ” আইকনে ক্লিক করে ব্যবহারকারী সকল ডাক তালিকার ডাক সমূহ, তৈরিকৃত নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ট্যাগ করতে পারবেন এবং তার আইডিতে সেই ফোল্ডারে ট্যাগকৃত ডাকগুলো সংরক্ষণ থাকবে। ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী আগত ডাক তালিকা থেকে যদি কোন ডাক এর কপি সংরক্ষণ করতে চান তাহলে ডাক ট্যাগ এর মাধ্যমে নির্ধারিত ফোল্ডারে সংরক্ষণ করতে পারবেন। আবার ট্যাগকৃত ফোল্ডারের ডাক তালিকা থেকে সংরক্ষিত ডাক গুলো দেখতে পারবেন। 

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক ট্যাগ করার প্রক্রিয়াঃ

ডাক ট্যাগ সমূহ বাটন এ ক্লিক করার পর একটি পপ আপ উইন্ডো ওপেন হবে। যেখানে ব্যবহারকারীর তৈরিকৃত ফোল্ডারগুলো দেখা যাবে। ব্যবহারকারী যে ফোল্ডারে তার ডাকটি ট্যাগ করতে চান সেই ফোল্ডারের বাম পাশে চেক বক্স সেলেক্ট করে “ট্যাগ করুন” আইকনে ক্লিক করলে ডাকটি বাছাইকৃত ফোল্ডারে ট্যাগ হয়ে যাবে। ডাক ট্যাগ করার পর ব্যবহারকারীকে সিস্টেম থেকে একটি নোটিফিকেশন মেসেজ প্রদান করবে- “সফলভাবে ডাক ট্যাগ সম্পন্ন হয়েছে”। 

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক ফোল্ডার ব্যবহারঃ

ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী তার কাছে আগত ডাক গুলো ফোল্ডার আকারে ডাক ফোল্ডারের মধ্যে সংরক্ষণ করে রাখতে পারবেন। ডাক ট্যাগ করার সময় ট্যাগ লিস্টে যে ফোল্ডার গুলো প্রদর্শিত হয় সেই ফোল্ডার গুলো তৈরি করার জন্য বামদিকের ফোল্ডার মেনুতে ক্লিক করতে হবে। ফোল্ডার মেনুতে ক্লিক করলে ডানদিকে একটি পপ আপ উইন্ডো ওপেন হবে। 

নতুন ফোল্ডার তৈরি করার জন্য নির্দিষ্ট একটি ফোল্ডার বাছাই করতে হবে। এরপর নতুন বাটনে ক্লিক করতে হবে। তাহলে ফোল্ডারের নাম দেওয়ার জন্য একটি পপ আপ উইন্ডো ওপেন হবে। ফোল্ডারের নাম টাইপ করে সংরক্ষণ বাটনে ক্লিক করলে নতুন ফোল্ডারটি তৈরি হয়ে যাবে। 

ফোল্ডার নাম সংশোধন করার জন্য নির্দিষ্ট ফোল্ডার বাছাই করে “সংশোধন” বাটনে ক্লিক করতে হবে। তাহলে ফোল্ডারের নাম পরিবর্তন করার জন্য একটি পপ আপ উইন্ডো ওপেন হবে। সেখান থেকে নাম পরিবর্তন করে সংরক্ষণ বাটনে ক্লিক করলে ফোল্ডারের নামটি পরিবর্তন হয়ে যাবে। ফোল্ডার মুছে ফেলার জন্য ফোল্ডার বাছাই করতে হবে এবং “মুছে ফেলুন” বাটনে ক্লিক করতে হবে। কোন ফোল্ডারে কতগুলো ডাক ট্যাগ করা হয়েছে, তা সেই ফোল্ডারের ডান পাশে সংখ্যার মাধ্যমে উল্লেখ করা থাকবে।  

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক নথিজাত করার প্রক্রিয়াঃ

ডাক নথিজাত করার প্রক্রিয়াটি দুইভাবে করা যায়। “নথিজাত” আইকনে ক্লিক করার মাধ্যমে ডাকের তালিকা অথবা ডাকের বিস্তারিত থেকে সরাসরি ডাক নথিজাত করাতে পারবেন।  

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাকের তালিকা থেকে ডাক নথিজাত করার উপায়ঃ 

ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী আগত এবং বাছাইকৃত ডাকের তালিকা থেকে যে ডাকটি নথিজাত করতে চান সেই ডাকের উপর মাউস হোভার করলে ডানদিকে “নথিজাত” আইকন দেখা যাবে যেখানে ক্লিক করে ডাকটি নথিজাত করতে পারবেন। 

“নথিজাত” আইকনে ক্লিক করার পর নথিসমূহ একটি পপ আপ উইন্ডো ওপেন হবে। যেখানে ড্রপডাউনে ক্লিক করে আগত নথি, সকল নথি, প্রেরিত নথি ড্রপডাউন বক্স থেকে বাছাই করা যাবে। ড্রপডাউন এর নিচে একটি সার্চ আছে যেখান থেকে নথির নম্বর/ বিষয় দিয়ে সার্চ করা যাবে। নিচের তালিকা থেকে যে নথিতে ডাকটি নথিজাত করতে চান সেই নথির বামদিকে চেকবক্স এ ক্লিক করলে “ডাকটি এই নথিতে নথিজাত করতে চান?” একটি কনফার্মেশন মেসেজ ওপেন হবে। মেসেযে হা, না দুইটি বাটন দেখা যাবে। হ্যাঁ বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি বাছাইকৃত নথিতে সফলভাবে নথিজাত হয়ে যাবে এবং একটি নোটিফিকেশনের মেসেজের মাধ্যমে ব্যবহারকারীকে অবহিত করা হবে। 

নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাকের বিস্তারিত থেকে ডাক নথিজাত করার প্রক্রিয়াঃ

আগত ডাক তালিকা থেকে যে ডাকটি নথিজাত করতে চান সেই ডাক এর উপর ক্লিক করলে ডাকের বিস্তারিত ওপেন হবে। ডাকের বিস্তারিত থেকে ডানদিকে “নথিজাত” আইকনে ক্লিক করলে একটি পপ আপ উইন্ডো ওপেন হবে। পরবর্তীতে নথিজাত করার প্রক্রিয়াটি আগত ডাকের তালিকা থেকে যেভাবে নথিজাত করা হয়েছিল সেই একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে ডাক নথিজাত করা যাবে, এখানে কোন ভিন্নতা নেই।

নতুন নিয়মে ডিনথি তে কিভাবে কাজ করবেনঃ

প্রিয় ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী আজ আপনারা নতুন নিয়মে ডিনথি তে ডাক প্রেরণ প্রক্রিয়া, ডাক এ নতুন সিদ্ধান্ত প্রদান, ডাক ট্যাগসমূহ, ডাক ট্যাগ করার প্রক্রিয়া, ডাক ফোল্ডার, ডাক নথিজাত করার প্রক্রিয়া, ডাকের তালিকা থেকে ডাক নথিজাত, ডাকের বিস্তারিত থেকে ডাক নথিজাত ইত্যাদি নিয়ে আলোচনা করা হয়েছে। আপনারা জেনে উপকৃত হলে সবার সাথে শেয়ার করবেন।