ডি নথিতে কিভাবে ডাক সংক্রান্ত কাজ করবেনঃ
সুপ্রিয় ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী, আসসালামুআলাইকুম, আপনারা ইতিপূর্বে জেনেছেন যে, সকল সরকারি সকল কর্মকর্তা/ কর্মচারীদের এ বছরের শেষেই ডিনথি/ ডি নথির (ডিজিটাল নথি বা ই-ফাইল) উপর ট্রেনিং দেওয়া শেষ হয়ে যাবে। সকল কর্মকর্তা/ কর্মচারীদের ডিনথি ব্যবহার সহজ করার জন্য কিভাবে ডিনথি ব্যবহার করবেন (পর্ব ২) তা নিয়ে সম্পূর্ণ টিউটোরিয়াল ধারাবাহিকভাবে উপস্থাপন করেছি এবং প্রথম পর্ব পর্বে ডিনথি ড্যাশবোর্ড সম্পর্কে খুঁটিনাটি জেনে নিন (পর্ব ১) এর উপর আলোচনা করা হয়েছে। তাই ডিনথি ব্যবহার করার জন্য সম্পূর্ণ ধারাবাহিক টিউটোরিয়াল এ পর্বে থাকছে ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩) সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা করা হবে। ২০২২ সালে কিভাবে ডিজিটাল ডিনথি ব্যবহার করবেন এবং ডিনথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন তার পূর্ণ টিউটোরিয়াল এখানে পাবেন। Dnothi-dak-search-dak-send-tutorial
এ জন্য ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারীকে লগ ইন করতে হবে। লগ ইন প্রক্রিয়া নিম্নরুপঃ
লগ ইন প্রক্রিয়াঃ
ডিনথি/ ডি নথি সিস্টেমে প্রবেশ করার জন্য প্রথমেই ব্রাউজারের এড্রেস বারে https://my-a2i.tappware.com লিখে Enter বাটনে ক্লিক দিতে হবে। Enter বাটনে ক্লিক দিলে দেওয়ার পর ডিনথির লগ ইন পেজটি আসবে।
এখানে দুইটি উপায়ে লগ ইন করা যাবে।
- ইউজার আইডির মাধ্যমেঃ
ব্যবহারকারীর সঠিক ইউজার আইডি এবং পাসওয়ার্ড লেখার মাধ্যমে।
- ইউজার নেমের মাধ্যমেঃ
ব্যবহারকারীর সঠিক ইউজার নেম এবং পাসওয়ার্ড লেখার মাধ্যমে।
- ইউজার আইডিঃ
সিস্টেমে প্রবেশ করার জন্য ব্যবহারকারীর “ইউজার আইডির“ ঘরে ইউজার আইডি লিখতে হবে। ইউজার আইডি বাংলা অথবা ইংরেজি ভাষাতে লেখা যাবে। পাসওয়ার্ড এর ঘরে ব্যবহারকারীর নিজস্ব পাসওয়ার্ড টাইপ করতে হবে। পাসওয়ার্ড ইংরেজিতে লিখতে হবে। এরপর “প্রবেশ“ বাটনে ক্লিক দিয়ে ব্যবহারকারী সিস্টেমে প্রবেশ করতে পারবেন।
- ইউজার নেমঃ
সিস্টেমে প্রবেশ করার জন্য ব্যবহারকারীর “ইউজার নেম” এর ঘরে ইউজার নেম লিখতে হবে। ইউজার নেম যে ভাষায় তৈরি করা হয়েছিল সে ভাষাতেই লিখতে হবে। এরপর ব্যবহারকারী “প্রবেশ“ বাটনে ক্লিক করবেন। সিস্টেমে ব্যবহারকারীকে সফলভাবে লগইন করিয়ে ড্যাশবোর্ড পেইজে নিয়ে যাবে।
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী ব্যবস্থাপনা সিস্টেমে আইডি পাসওয়ার্ড দিয়ে প্রবেশ করলে ড্যাশবোর্ড দেখতে পারবেন।
বামদিকে কিছু মেনু প্রদর্শিত হয়েছে যেখানে ক্লিক করলে আগত ডাক, বাছাইকৃত ডাক, প্রেরিত ডাক, নথিতে উপস্থাপিত ডাক, নথিজাত ডাক, আর্কাইভডকৃত ডাক, খসড়া ডাক, ফোল্ডার ডাক, ডাক বাছাইকরণ, নিবন্ধন বহি, প্রতিবেদনসমূহ দেখা যাবে। ডাক আপলোড মেনুতে ক্লিক করে দাপ্তরিক অথবা নাগরিক ডাক তৈরি করতে পারবে। ব্যবহারকারীর কাছে আগত ডাক সংখ্যা ড্যাশবোর্ডে ডাক এর পাশে কাউন্টে দেখা যাবে।
এখন মূল আলোচনায় আসি।
ডাক সার্চঃ
ডাক সার্চের বিষয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো।
ডি নথিতে কিভাবে ডাক এর বিষয় এবং সিদ্ধান্ত দিয়ে ডাক সার্চঃ
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী তার আগত, প্রেরিত, বাছাইকৃত, নথিতে উপস্থাপিত, নথিজাত, আর্কাইভডকৃত ডাক তালিকা থেকে ডাক সার্চ করতে পারবেন। ডাক সার্চ বক্স থেকে বিষয় বা সিদ্ধান্ত দিয়ে সার্চ করা যাবে।
আপনারা পড়ছেন ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩)
প্রথমে ডাকের বিষয়ে অথবা সিদ্ধান্ত সার্চ বক্সে লিখতে হবে, এরপর সার্চ বাটনে ক্লিক করতে হবে। ডিনথি/ ডি নথি সিস্টেম ব্যবহারকারীদের প্রদত্ত তথ্য ইনপুট এর উপর ভিত্তি করে সার্চ রেজাল্ট ডাক তালিকায় দেখাবে।
রিসেট বাটনে ক্লিক করে ব্যবহারকারী সার্চ বক্সে ইনপুট দেয়া তথ্য মুছে ফেলতে পারবেন।
ডি নথিতে কিভাবে ডাক এডভান্স সার্চ করবেনঃ
এডভান্স সার্চ ড্রপডাউন এ ক্লিক করলে যে সকল তথ্য দিয়ে ডাক সার্চ করা যাবে তা হলঃ ডকেটিং নম্বর, আবেদন গ্রহণ নম্বর, সময়সীমা, সকল, পত্রের ধরন, গোপনীয়তা, অগ্রাধিকার, ডাকের ধরন, অফিসার খুঁজুন, অফিস, সার্ভিস ইত্যাদি। ডিনথি/ ডি নথি সিস্টেম ব্যবহারকারীর প্রদত্ত ইনপুট এর উপর ভিত্তি করে সার্চ রেজাল্ট ডাক তালিকায় দেখাবে। রিসেট বাটন এ ক্লিক করে ব্যবহারকারী সার্চ বক্সে ইনপুট দেয়া তথ্য মুছে ফেলতে পারবেন।
আপনারা পড়ছেন ডিনথিতে/ ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩)
ডি নথিতে কিভাবে ডাক সার্চ (সকল) করবেনঃ
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারীকে সকল ডাক তালিকার ডাক সার্চ করার জন্য বামপাশের “ডাক সার্চ” মেনুতে ক্লিক করতে হবে। এখানে ব্যবহারকারী ডাক এর বিষয় অথবা সিদ্ধান্ত সার্চ বক্সে লিখতে হবে। এরপর সার্চ বাটনে ক্লিক করতে হবে। ডিনথি সিস্টেম ব্যবহারকারীদের প্রদত্ত ইনপুট এর উপর ভিত্তি করে সার্চ রেজাল্ট ডাক তালিকায় দেখাবে। রিসেট বাটনে ক্লিক করে ব্যবহারকারী সার্চ বক্সে ইনপুট দেয়া তথ্য মুছে ফেলতে পারবেন।
নোটঃ সার্চ করে ডাক তালিকার ডাকসমূহ কোনটি কোন তালিকা থেকে তা প্রতিটি ডাকের ডান পাশে লেভেল হিসেবে দেখতে পারবেন।
আগত ডাকঃ
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী লগইন করার পর ডিফল্টভাবে আগত ডাকের তালিকা দেখতে পারবেন। ব্যবহারকারীর কাছে আগত ডাক এবং বাছাইকৃত ডাক সংখ্যার যোগফল উপরের “ডাক” মডিউলে বাবল আকারে কাউন্ট দেখাবে। আগত ডাকের তালিকা থেকে আপনি যেকোন ডাক বিস্তারিত দেখতে পারবেন।
আগত ডাক তালিকায় ডাক এর উৎস, প্রেরক, মূল প্রাপক, বিষয়, সিদ্ধান্ত ইত্যাদি তথ্য দেখতে পারবেন।
আপনারা পড়ছেন ডি নথিতে/ ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩)
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী আগত ডাক তালিকা থেকে বিভিন্ন ধরনের কার্যক্রম করতে পারবেন। যেমনঃ ডাকের গতিবিধি দেখতে পারবেন, ডাক প্রেরণ করতে পারবেন, ডাক নথিতে উপস্থাপন, ডাক নথিজাত, ডাক আর্কাইভ, ডাক ফোল্ডারে ট্যাগ করতে পারবেন। এছাড়াও ডাক ইনবক্স শেয়ার করতে পারবেন। কোন ডাক অপঠিত থাকলে তার জন্য “নতুন” শব্দটি দেখানো হবে।
আগত ডাকের তালিকার ডান পাশে ডাকের তারিখ ও সময় দেখতে পারবেন। প্রতিটি ডাকের সংযুক্তিসমূহ কাউন্টসহ আইকনের মাধ্যমে ডাক তালিকা পেইজে দেখতে পারবেন।
আগত ডাক তালিকায় ইউজার তার চাহিদা মতো তথ্য দেখতে পারবেন। যেমনঃ ইউজার চাইলে প্রেরক, প্রাপক, বিষয়, সিদ্ধান্ত, সংযুক্তি এবং তারিখ সবগুলো তথ্য বা এর মধ্যে কোন এক বা একাধিক তথ্য দেখতে চাইলে সেটাও সেট করে দিতে পারবেন।
আপনারা পড়ছেন ডিনথিতে/ ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩)
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী আগত ডাকের তালিকা তার চাহিদামতো ক্যাটাগরি দিয়ে ফিল্টার করে তথ্য দেখতে পারবেন। যেমনঃ সকল (পঠিত, অপঠিত, মূল প্রাপক, অনুলিপি প্রাপক), গোপনীয়তা (অতি গোপনীয়, বিশেষ গোপনীয়, গোপনীয়, সীমিত), ডাকের ধরণ (দাপ্তরিক ডাক, নাগরিক ডাক), অগ্রাধিকার (সর্বোচ্চ অগ্রাধিকার, অবিলম্বে, জরুরি) এসকল ক্যাটাগরি ড্রপ ডাউন থেকে নির্দিষ্ট ক্যাটাগরি বাছাই করে ব্যবহারকারী তার ডাক তালিকা ফিল্টার করতে পারবেন। ডিনথি ব্যবহারকারী তালিকা থেকে ডাক সমূহ ক্যাটাগরি দিয়ে ফিল্টার করার পর তা রিসেট করতে চাইলে রিসেট আইকনে ক্লিক করে রিসেট করতে পারবেন। ডাকের তালিকা পেইজ রিফ্রেশ করার পর রিফ্রেশ আইকনে ক্লিক করে রিফ্রেশ করে নিতে পারবেন। ডিনথি ব্যবহারকারী ডাকের তালিকা থেকে সকল ডাক একসাথে বাছাই করে কার্যক্রম করার জন্য “সকল ডাক বাছাই করুন” চেক বক্স বাছাই করলে সকল ডাক বাছাই হয়ে যাবে।
ডি নথিতে কিভাবে ডাক গতিবিধি জানবেনঃ
আগত ডাকের উপর মাউস হোভার করলে ডানদিকে “ডাক গতিবিধি” বাটন প্রদর্শিত হবে যেখানে ক্লিক করে ডাকের গতিবিধি দেখা যাবে।
ডাকের গতিবিধি বাটন এ ক্লিক করার পর একটি পপ- আপ উইন্ডো ওপেন হবে। এখানে ডাকের সিদ্ধান্ত, অগ্রাধিকার, গোপনীয়তা, তারিখ ও সময়, প্রেরক, মূল প্রাপক, অনুলিপি প্রাপক এবং ডাকের অবস্থান দেখতে পারবেন।
ডি নথিতে কিভাবে ডাক প্রেরণঃ
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী ডাক প্রেরণ করতে চাইলে আগত ডাকের তালিকা থেকে অথবা ডাকের বিস্তারিত পেইজ থেকে প্রেরণ করতে পারবেন।
আপনারা পড়ছেন ডিনথিতে/ ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩)
আগত ডাকের তালিকা থেকে প্রেরণঃ
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী আগত ডাকের তালিকা থেকে যে ডাকটি প্রেরণ করতে চান সেই ডাকের উপর মাউস হোভার করলে ডানদিকে “ডাক প্রেরণ করুন” আইকন দেখতে পাবেন। “ডাক প্রেরণ করুন” আইকনে ক্লিক করে পরবর্তী প্রক্রিয়া অনুসরণ করে ডাকটি প্রেরণ করা যাবে।
ডি নথিতে কিভাবে ডাকের বিস্তারিত থেকে প্রেরণ করবেনঃ
ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারকারী প্রেরণ করতে চান সেই ডাকের উপর ক্লিক করলে ডাকের বিস্তারিত পেইজ ওপেন হবে। এখানে ডাকের বিষয়, ডকেটিং নম্বর, স্মারক নম্বর, সিদ্ধান্ত, তারিখ, সময় দেখা যাবে এবং মূল পত্র, সকল সংযুক্তি নামে দুটি ট্যাব দেখা যাবে। মূল পত্র ট্যাবে ডিফল্টভাবে মূলপত্রটি ভিউ করবে। ডাকের বিস্তারিত পেইজের উপরে অবস্থিত “ডাক প্রেরণ করুন” আইকনে ক্লিক করে পরবর্তী প্রক্রিয়া অনুসরণ করে ডাকটি প্রেরণ করা যাবে।
আপনারা পড়ছেন ডিনথিতে/ ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩)
সকল সংযুক্তি ট্যাব এ ক্লিক করলে ডাকের মূলপত্র এবং সংযুক্তির তালিকা দেখা যাবে এবং ডানপাশে বাটনে ক্লিক করলে সংযুক্তি সংগ্রহ করা যাবে। শেয়ার বাটনে ক্লিক করলে সংযুক্তি মেইল অথবা হোয়াইটসঅ্যাপে শেয়ার করার অপশন দেখা যাবে, সেখান থেকে মেইল আইকন অথবা হোয়াইটসঅ্যাপ আইকন অথবা হোয়াইটসঅ্যাপ আইকনে ক্লিক করলে মূলপত্র অথবা সংযুক্তি শেয়ার করা যাবে। সকল সংযুক্তি একসাথে সংগ্রহ করার জন্য “সকল সংযুক্তি “বাটনে ক্লিক করলে সকল সংযুক্তি একসাথে সংগ্রহ হবে।
ডি নথিতে কিভাবে ডাক এর কাজ করবেনঃ
এতক্ষণ আপনারা ২০২২ সালে কিভাবে ডিজিটাল ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহার করবেন এবং ডিনথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন তার পূর্ণ টিউটোরিয়াল এখানে পাবেন। ডি নথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩) সম্পর্কে বিস্তারিত আলোচনা দেখলেন। ডিনথি/ ডি নথি ব্যবহারে নিয়মিত চর্চা করার কোনো বিকল্প পথ নেই। তাই ডিনথি ব্যবহারের জন্য এ ব্লগের অন্যান্য পোস্টগুলি নিজে পড়ে সবার সাথে শেয়ার করুন। আগামী পর্বে ডাক প্রেরণ প্রক্রিয়া, ডাক এ নতুন সিদ্ধান্ত প্রদান, ডাক ট্যাগসমূহ, ডাক ট্যাগ করার প্রক্রিয়া, ডাক ফোল্ডার, ডাক নথিজাত করার প্রক্রিয়া, ডাকের তালিকা থেকে ডাক নথিজাত, ডাকের বিস্তারিত থেকে ডাক নথিজাত ইত্যাদি নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হবে। ধন্যবাদ সকলকে।
