কিভাবে ডিনথি/ ডি নথিতে ডাক নথিতে উপস্থাপন, নথিজাত, আর্কাইভড, ডাক বাছাই করবেন

কিভাবে ডিনথি তে কাজ করবেনঃ

নিশ্চয়ই সবাই আল্লাহর রহমতে ভাল আছেন, আমরা ইতিমধ্যে ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহারের ৪ টি পর্ব শেষ করেছি। কিভাবে ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহারের পোস্টগুলি এখানে দেখানে আসতে পারেন। কিভাবে ডিনথির ব্যবহার করবেন (পর্ব ২) তা নিয়ে সম্পূর্ণ টিউটোরিয়াল ধারাবাহিকভাবে উপস্থাপন করেছি, প্রথম পর্ব পর্বে ডিনথি ড্যাশবোর্ড সম্পর্কে খুঁটিনাটি জেনে নিন (পর্ব ১) এর উপর এবং তৃতীয় পর্বে ডিনথিতে কিভাবে ডাক, ডাক সার্চ, আগত ডাক, ডাক প্রেরণ করবেন (পর্ব-৩) এবং নতুন নিয়মে ডিনথিতে ডাক প্রেরণ, ট্যাগিং, ডাক ফোল্ডার, নথিজাত করার উপায় (পর্ব-৪) আলোচনা করা হয়েছে। ​​তাই এ পর্বে কিভাবে ডিনথি তে ডাক নথিতে উপস্থাপন, ডাকের তালিকা থেকে নথিতে উপস্থাপন, ডাকের বিস্তারিত থেকে নথিতে উপস্থাপন, নথিতে উপস্থাপিত ডাক, নথিজাতকৃত ডাক, আর্কাইভড ডাক, ডাক ফেরত আনার প্রক্রিয়া, ডাক বক্স শেয়ারিং, বাছাইকৃত ডাক: ডাক বাছাইকরণ, ডাক বাছাইকরণ প্রক্রিয়া ইত্যাদি নিয়ে আলোচনা করা হবে। ফলো করুন how to nothijat archive select dak dnothi

কিভাবে ডিনথি তে ডাক নথিতে উপস্থাপন করবেনঃ

কিভাবে ডিনথি তে উপস্থাপন করার প্রক্রিয়াটি দুইভাবে করা যায়। “নথিতে উপস্থাপন” আইকনে ক্লিক করার মাধ্যমে ডাকের তালিকা ডাকের বিস্তারিত থেকে সরাসরি ডাক নথিতে উপস্থাপন করাতে পারবেন।।

ডাকের তালিকা থেকে কিভাবে ডিনথি তে উপস্থাপন: 

ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহারকারী আগত এবং বাছাইকৃত ডাকের তালিকা থেকে যে ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করতে চান সেই ডাকের উপর মাউস হোভার করলে ডানদিকে “নথিতে উপস্থাপন” আইকন দেখা যাবে যেখানে ক্লিক করে ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করতে পারবেন। 

“নথিতে উপস্থাপন” বাটন এ ক্লিক করার পর নথিসমূহ একটি পপ-আপ উইন্ডােতে ওপেন হবে। যেখানে ড্রপডাউনে ক্লিক করে আগত নথি, সকল নথি, প্রেরিত নথি ড্রপডাউন বক্স থেকে বাছাই করা যাবে। ড্রপডাউন এর নিচে একটি সার্চ বক্স আছে যেখান থেকে নথির নম্বর/ বিষয় দিয়ে সার্চ করা যাবে। নিচের তালিকা থেকে যে নথিতে ডাকটি উপস্থাপন করতে চান সে নথির বাম দিকে (+) চিহ্নে ক্লিক করলে নােট তালিকা ওপেন হবে। এরপর উক্ত নথির যে নােটটিতে ডাকটি উপস্থাপন করতে চান তার বাম দিকে চেকবক্সে ক্লিক করলে ব্যবহারকারীর কাছে একটি কনফার্মেশন মেসেজ আসবে “আপনি কি এই নােটে ডাকটি উপস্থাপন করতে চান?”। মেসেজে “হ্যাঁ” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি বাছাইকৃত নােটে উপস্থাপিত হয়ে নােটের বিস্তারিত তালিকায় নিয়ে যাবে।

ডাকের বিস্তারিত থেকে কিভাবে ডিনথি তে উপস্থাপন করবেনঃ

আগত ডাক তালিকা থেকে যে ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করতে চান সেই ডাক এর উপর ক্লিক করলে ডাকের বিস্তারিত ওপেন হবে। ডাকের বিস্তারিত থেকে ডানদিকে “নথিতে উপস্থাপন” আইকনে ক্লিক করলে একটি পপ-আপ উইন্ডাে ওপেন হবে।

পরবর্তীতে নথিতে উপস্থাপন করার প্রক্রিয়াটি আগত ডাকের তালিকা থেকে যেভাবে ডাক নথিতে উপস্থাপন করা হয়েছিল সেই একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে ডাক নথিতে উপস্থাপন করা যাবে, এখানে কোন ভিন্নতা নেই।

এছাড়াও নতুন নােট বাটনে ক্লিক করে বিষয় লিখে ‘সংরক্ষণ’ বাটনে ক্লিক করলে উক্ত নথির ভিতর নােট তৈরি হবে এবং ডাকটি একটি নতুন নােটে উপস্থাপন হবে।

কিভাবে ডিনথি তে নথি উপস্থাপিত ডাক করবেনঃ

নথিতে উপস্থাপিত ডাক মেনুতে ক্লিক করলে নথিতে উপস্থাপিত ডাকের তালিকা প্রদর্শিত হবে। নথিতে উপস্থাপিত ডাকের তালিকা থেকে যে কোনাে ডাকের বিস্তারিত দেখতে পারবেন। যেসব ডাক ব্যবহারকারীর নিকট মূল প্রাপক হিসেবে পাঠানাে হয়েছে নাকি অনুলিপি হিসাবে আসছে তা ডান পাশে দেখা যাবে। উক্ত ডাকের উপর মাউস হােভার করলে ডান দিকে ডাকের গতিবিধি আইকন, ডাক ফেরত আইকন এবং ডাক ট্যাগসমুহ আইকন দেখা যায়।

নথিজাতকৃত ডাক: 

নথিজাত ডাক মেন্যুতে ক্লিক করলে যে সব ডাক নথিজাত করা হয়েছে তার তালিকা দেখা যাবে। নথিজাতকৃত ডাকের তালিকা থেকে যে কোনাে ডাকের বিস্তারিত দেখতে পারবেন। যেসব ডাক ব্যবহারকারীর নিকট মূল প্রাপক হিসেবে পাঠানাে হয়েছে নাকি অনুলিপি হিসাবে আসছে তা ডান পাশে দেখা যাবে। উক্ত ডাকের উপর মাউস ওভার করলে ডান দিকে ডাকের গতিবিধি বাটন, ডাক ফেরত বাটন এবং ডাক ট্যাগসমুহ বাটন দেখা যায়। ডাকের মেনুর ডান দিকে যখন কোন ডাক নতুন আসলে তার “নতুন” লেখা থাকবে।

আর্কাইভড ডাক:

ব্যবহারকারীর কাছে যদি কোন ডাক অনুলিপি হিসেবে আসে তাহলে ব্যবহারকারীর সেই ডাকটিকে আর্কাইভড করে রাখতে পারবেন যেই ডাকটি ব্যবহারকারীর কাছে অনুলিপি হিসেবে এসেছে ব্যবহারকারীর আগত ডাক লিস্ট থেকে সেই ডাক এর উপর মাউস হােভার করলে ডান দিকে “আর্কাইভ” বাটন প্রদর্শিত হবে।

আর্কাইভ বাটন এ ক্লিক করার পর একটি নােটিফিকেশান পপ-আপ ওপেন হবে যেখানে “হা” বাটন এ ক্লিক করলে ডাকটি আর্কাইভ হয়ে যাবে।

আর্কাইভকৃত ডাকটি তালিকা থেকে দেখতে চাইলে আর্কাইভ ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আর্কাইভড ডাকের তালিকা ওপেন হবে। উক্ত ডাকের উপর মাউস হােভার করলে ডান দিকে ডাকের গতিবিধি বাটন, ডাক ফেরত বাটন এবং ডাক ট্যাগসমুহ বাটন দেখা যাবে এবং কার্যক্রমগুলাে করা যাবে।

কিভাবে ডিনথি তে  ডাক ফেরত আনবেন বা ফেরত আনার প্রক্রিয়াঃ 

ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহারকারীকে প্রেরিত ডাক, নথিতে উপস্থাপিত ডাক, নথিজাত ডাক এবং আর্কাইভকৃত ডাক ফেরত আনতে চাইলে উক্ত ডাকের তালিকায় নির্দিষ্ট ডাকের উপর মাউস হােভার করলে “ফেরত” আইকন দেখা যাবে। ফেরত আইকনে ক্লিক করলে ব্যবহারকারীকে একটি কনফার্মেশন মেসেজ প্রদান করবে “আপনি কি ডাকটি ফেরত আনতে চান?”। সেখানে “হ্যাঁ” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি সফল ভাবে নির্দিষ্ট ডাক তালিকায় ফেরত চলে আসবে।

ডাক বক্স শেয়ারিং:

ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহারকারী চাইলে তার ডাক বক্স নিজ অফিসের একাধিক ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করতে পারবেন। ডাক যে ব্যবহারকারীর সাথে শেয়ার করা হবে সেই ব্যবহারকারী প্রেরণ করা ছাড়া সকল কার্যক্রম সম্পাদন করে সংরক্ষণ করতে পারবেন। যেমন: সিদ্ধান্ত, প্রাপক, অগ্রাধিকার, গােপনীয়তাবাছাই করা যায়। ব্যবহারকারী তার আগত ডাক তালিকায় পেইজের উপর থেকে শেয়ার বাটনে ক্লিক করবেন।

শেয়ার বাটনে ক্লিক করার পর ডান দিকে একটি পপ-আপ উইন্ডাে আসবে। উক্ত উইন্ডােতে বাছাইকৃত অফিসারের তালিকা দেখা যাবে। ব্যবহারকারী যদি নিজ অফিসের অন্য ব্যবহারকারীর সাথে ডাক বক্স শেয়ার করতে চান তাহলে অফিসার খুঁজুন এর মাধ্যমে ইউজার খুঁজে বের করে “নিশ্চিতকরন” বাটনে ক্লিক করার মাধ্যমে ডাক বক্স শেয়ার সম্পন্ন করতে পারবেন।

বাছাইকৃত ডাক:

বাছাইকৃত ডাক মেনুতে ক্লিক করলে বাছাইকৃত ডাকের তালিকা দেখা যায়। ডাক বক্স শেয়ারিং এর মাধ্যমে শেয়ারকৃত ডাক তালিকা থেকে যদি ব্যবহারকারী সম্পাদন করে সংরক্ষণ করেন, তবে সংরক্ষিত ডাকটি শেয়ারকারীর বাছাইকৃত ডাক তালিকায় পাওয়া যাবে। এই লিস্ট থেকে ইউজার সরাসরি ডাকটি প্রেরণ করতে পারবেন। এছাড়াও ডাকের গতিবিধি দেখতে পাবেন, ডাক সংশােধন, নথিতে উপস্থাপন, নথিজাত, ডাক ট্যাগকরতে পারবেন।

ডাক বাছাইকরণ: 

ডাক বাছাইকরন মেনুতে ক্লিক করলে একটি ড্রপডাউন ব্যবহারকারীর তালিকা ওপেন হবে। লগইনকৃত ব্যবহারকারীর সাথে এক শেয়ারকৃত ব্যবহারকারীর নাম প্রদর্শিত হবে। যে ব্যবহারকারীর শেয়ার কৃত ডাক দেখতে চান সেই ব্যবহারকারীর নাম এর উপর ক্লিক করলে শেয়ারকৃত ডাক গুলাের তালিকা দেখা যাবে। বহারকারীর শেয়ারকৃত ডাক গুলাের প্রাপক, অনুলিপি, অগ্রাধিকার, গােপনীয়তা সিদ্ধান্ত বাছাই করে সংরক্ষণ করে দিতে পারবেন।

ডাক বাছাইকরণ প্রক্রিয়া: 

তালিকা থেকে ডাক বাছাই করলে উপরে একটি ডাক সর্টিং নামের বাটন দেখা যাবে, এতে ক্লিক করলে ব্যহারকারীর শেয়ারকৃত ডাকের মূল-প্রাপক এবং অনুলিপি-প্রাপক বাছাই করতে পারবেন, অগ্রাধিকার ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে অগ্রাধিকার বাছাই করতে পারবেন, গােপনীয়তা ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে ডাকের গােপনীয়তা বাছাই করতে পারবেন এবং সিদ্ধান্ত অথবা ডিফল্ট সিদ্ধান্ত বাছাই করতে পারবেন। এ কার্যক্রম গুলাে হয়ে গেলে নিচে সংরক্ষণ বাটন দেখতে পাবেন এবং সংরক্ষণ বাটনে ক্লিক করলে তা ডাক বক্স এর তালিকায় সংরক্ষিত হবে এবং যিনি শেয়ার দিয়েছিলেন তিনি তার বাছাইকৃত ডাক মেন্যুতে তা দেখতে পাবেন এবং প্রেরণ করতে পারবেন। উল্লেখ্য যিনি ডাক বাছাইকরণ এর কাজ করবেন তিনি প্রেরণ ব্যতীত উপরে উল্লেখিত সকল কার্যক্রম করে দিতে পারেন।

কিভাবে ডিনথি তে কাজ করবেন তা সম্পর্কে শেষ কথাঃ

এ পর্বে কিভাবে ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহার, কিভাবে ডাক নথিতে উপস্থাপন, নথিজাত, আর্কাইভড, ডাক বাছাই, ডাকের বিস্তারিত থেকে নথিতে উপস্থাপন,  ডাক বাছাইকরণ প্রক্রিয়া করবেন তা নিয়ে বিস্তারিত আলোচনা করা হলো। ডিনথি/ ডি নথি  ব্যবহারের পোস্টটি ভাল লেগে থাকলে আপনার কলিগদের সাথে শেয়ার করে দিবেন। ফলো করুন how to nothijat archive select dak dnothi।